Videokonferenzen als Chance für die Zukunft

Alle Magazin Beiträge | 24. Juni 2022

Die Bedeutung von virtuellen oder hybriden Veranstaltungen hat in den letzten zwei Jahren enorm zugenommen. Verbände mit ihren bundesweiten Netzwerken und auch Vereine waren aufgrund der Corona-Pandemie eingeschränkt. Besprechungen, Vorstandssitzungen, wichtige Verhandlungen, Schulungen oder Mitgliederversammlungen fanden in Form von Videokonferenzen statt. Ob Skype-Meeting, Zoom-Konferenz oder andere Lösungen, vieles war improvisiert und manchmal auch nicht ganz legal im Sinne der Datenschutzgrundverordnung. 

Doch in der Krise lag auch die Chance, denn Fakt ist, dass Videokonferenzen auch ohne Pandemie für manche Veranstaltungen wirtschaftlicher sind. Es wird nicht nur Geld für Reisekosten gespart, sondern auch Zeit. Deshalb wird es in Zukunft sicherlich deutlich mehr virtuelle oder hybride Veranstaltungen geben als vor der Pandemie, denn die Krise hat gezeigt, was möglich ist. Allerdings ist planvolles Handeln sinnvoll und notwendig.

Ein wichtiger Aspekt bei der Planung von virtuellen oder hybriden Veranstaltungen ist die Gewährleistung des Datenschutzes. Häufig war in der Presse zu lesen, dass die großen bekannten Anbieter von Videokonferenztools nicht mit der DSGVO vereinbar sind. Insbesondere Gratis-Lösungen sind immer noch mit Vorsicht zu genießen. Dies hat immer wieder für Verunsicherung gesorgt und dennoch haben mangels Alternativen sicherlich doch viele Entscheider auf solche Möglichkeiten zurückgegriffen. Aber weshalb geraten die Tools öfter in die Schlagzeilen?

Das größte Problem ist eigentlich schon allein der Serverstandort. Liegt dieser im Ausland, beispielsweise in den USA, so besteht schon eine Unvereinbarkeit mit der DSGVO. Der Grund dafür ist, dass die Daten der Teilnehmenden im Ausland verarbeitet werden. Darüber hinaus verlassen vertrauliche, interne Informationen das Land, ein Umstand, den eigentlich niemand als wünschenswert empfinden kann. Bei einigen Diensten ist daher von den Gratis-Versionen in jedem Falle abzuraten.

Die Sensibilität für das Thema Datenschutz im Zusammenhang mit Videokonferenzen ist durchaus vorhanden, aber die Alternativen sind unbekannt. Dabei gibt es in Deutschland durchaus Anbieter von Videokonferenz-Tools, die alle Auflagen der DSGVO erfüllen und die in Sachen Benutzerfreundlichkeit durchaus mit ihren großen, bekannten Konkurrenten mithalten können. Die Hochverfügbarkeit der Server, die für die Qualität der Bild- und Tonübertragung entscheidend ist, sowie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung runden das Angebot ab.

Wie sehr schlechte Bild- und Tonqualität für Stress bei den teilnehmenden Personen sorgt, zeigt eine Studie aus dem Jahr 2020. In ihrer Studie zum Thema Zoom-Fatigue fanden Forschende im Auftrag des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE)[i] heraus, dass schlechte Bild- und Tonübertragung unter anderem zu Stress und Unwohlsein bei den Teilnehmenden geführt haben. Dies hängt unter anderem damit zusammen, dass bei schlechter Qualität automatisch das Zuhören und Verstehen deutlich schwerer fällt und folglich mehr Anstrengung abverlangt wird. Die Unterbrechungen, in der Fachsprache Latenzen genannt, entstehen durch schlechte bzw. zu langsame Datenverarbeitung. Die Auslastung der Serverinfrastruktur und die Leitungen sind hier entscheidende Faktoren. Diese können Nutzer:innen von Videokonferenzen nur durch die Auswahl ihres Providers beeinflussen.

Ein weiterer Faktor für Bild- und Tonqualität ist die verwendete Technik. In Laptops und Handys fest verbaute Mikrofone und Kameras sind mit professioneller Videokonferenztechnik nicht vergleichbar. Während sich das menschliche Ohr an gutem Ton erfreut, kann ein miserabler Ton ganz schön auf die Laune schlagen. Ausblenden kann man dies aber nicht, im Gegenteil, man muss genau hinhören, um das Gegenüber zu verstehen. Daher ist die Ausstattung mit guten Mikrofonen im Besprechungszimmer wichtig. Mikrofone sammeln Schallwellen ein und verarbeiten sie zu elektrischen Signalen. Stör-, Schall- und Nebengeräuschen werden dabei herausgefiltert. Die Hochwertigkeit der elektrischen Signale hängt von der Qualität des Mikrofons ab. Ob Deckenmikrofone oder Tischmikrofone verwendet werden, ist letztlich eine Frage des Geschmacks.

 

Videokonferenzsysteme in unterschiedlichen Preisklassen und für verschiedene Ansprüche bietet Vision Consulting Deutschland GmbH, ein etablierter Anbieter aus Köln im Online-Shop Videokonferenz.shop. Alle verkauften Systeme werden nach sorgfältiger Planung und Beratung vorkonfiguriert und bei Bedarf auch angeschlossen. Viele hochwertige Komponenten können nach Terminabsprache in den Büroräumen besichtigt oder sogar getestet werden. Darüber hinaus bietet der Echtzeit-Kommunikations-Experte auch ein datenschutzkonformes Videokonferenz-Tool, die visionmcu.

 


[i] https://www.ibe-ludwigshafen.de/wp-content/uploads/2020/09/IBE-Studie-Zoom-Fatigue.pdf

Autoren*innen: Jutta Rump und Marc Brandt

 

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